Working Tips
Leave a Comment

Work-from-home: Checklist dành cho những ai làm việc từ xa

Chuyển sang làm việc từ xa, làm việc tại nhà dường như chưa bao giờ trở nên phổ biến như những ngày cả thế giới trải qua đại dịch này.

Dù mới chuẩn bị bắt đầu hay đã làm việc trong nhiều năm thì điều quan trọng vẫn là bạn phải đảm bảo mình vẫn đang làm việc hiệu quả, có thu nhập, chứ không chỉ đơn thuần là cố gắng tồn tại.

Trong bài viết này mình sẽ liệt kê một loạt danh sách các hạng mục giúp bạn tự đánh giá được môi trường làm việc cũng như hiệu quả công việc, những thứ giúp bạn làm việc ở nhà hoặc từ xa mà vẫn đạt hiệu suất tốt.

Chiến lược quản lý khách hàng

Làm việc tại nhà hay từ xa có nghĩa là khách hàng và freelancers có thể không cùng làm việc một lúc. Vì vậy, giao tiếp là điều cần thiết để bạn duy trì một mối quan hệ lành mạnh với khách hàng. Bạn có thể kết nối với họ qua: điện thoại, message, email, video conference…

Hãy lập kế hoạch họp hành, trao đổi công việc với khách hàng và quan trọng hãy thỏa thuận trước một vài nguyên tắc. Vì khi làm việc từ xa, nhiều khách hàng lo lắng không biết họ có thể liên hệ với bạn khi cần không, hoặc họ có thể cho rằng bạn lúc nào cũng phải trực chiến để hỗ trợ họ. Bạn cần thỏa thuận và cho họ hiểu rằng:

  • Đâu là trường hợp khẩn cấp của khách hàng (cách liên hệ với bạn là gì, trường hợp khẩn cấp là gì)
  • Công việc gấp gáp (sẽ phải trả thêm phụ phí và loại công việc nào được goi là gấp gáp)
  • Khoanh vùng phạm vi và vai trò của bạn (nói rõ vai trò, ranh giới của bạn về những gì bạn sẽ làm và không làm)

Chiến lược nâng cao năng suất cá nhân

Không làm việc trong cấu trúc không gian như văn phòng, cũng không có đồng nghiệp… bạn có thể thấy bị phân tâm và không hiệu quả. Nhưng bạn vẫn có thể tự nâng cao năng suất cá nhân và tập trung, cân bằng hơn nhờ vào việc:

Hiểu thói quen làm việc của bản thân:

  • Hiểu tính cách của bản thân – bạn cần bao nhiêu sự cô lập và cần bao nhiêu thời gian tiếp xúc xã hội. Bài kiểm tra 16 tính cách cung cấp cho bạn những hiểu biết có giá trị về nhóm tính cách bản thân.
  • Sắp xếp lịch trình của mình bằng các công cụ như là Google calendar, Microsoft To Do.

Hãy bắt đầu một ngày mới bằng cách làm thư giãn tâm trí nhờ âm nhạc, ứng dụng thiền… Đặt thời gian cụ thể trong ngày để làm việc có lịch trình và kế hoạch hơn.

Quản lý thời gian

Hãy tập trung một khoảng thời gian vào một công việc hoặc một khách hàng nhất định mà thôi. Hãy nhóm lại các nhiệm vụ tương tự nhau và làm việc theo thứ tự, như là nghiên cứu, viết, quản trị… Tạo nhịp điệu cho công việc bằng cách theo dõi thời gian làm việc qua các công cụ như: Toggl, Tomato Timer.

Cân bằng giữa công việc với cuộc sống

Hãy tử tế với bản thân và có ranh giới rõ ràng. Hãy cho gia đình biết khi nào bạn cần làm việc và nhờ họ tạo điều kiện vào một thời điểm nhất địn trong ngày. Ngược lại, bạn cũng cần dành thời gian cho người thân và gia đình, cần rời khỏi bàn làm việc để vận động lành mạnh.

Các công cụ thiết yếu

Làm việc từ xa sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn nắm được các công cụ miễn phí hoặc có chi phí thấp, được tạo ra để hỗ trợ cho các mảng việc khác nhau của bạn. Dưới đây là một số công cụ và phần mềm cần thiết để hỗ trợ cho công việc của bạn:

Backup/ Sao lưu dữ liệu

  • Sử dụng ổ cứng ngoài để tránh mất các tài liệu quan trọng trên máy tính của bạn.
  • Sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox, Google Drive để làm việc trực tiếp và lưu trữ.

Quản trị các hợp đồng/hóa đơn

  • Hãy soạn sẵn các hợp đồng mẫu để sử dụng khi cần
  • Tạo chữ ký điện tử (mình đã dùng được 2 năm nay rồi)
  • Một số công cụ hỗ trợ: Dubsado, 17hats, HoneyBook

Ghi chú

Sử dụng các công cụ online như Google Keep, Evernote, One Note, Pocket hoặc là một cuốn sổ tay cũng được.

Quản lý dự án

Các công cụ này cần nếu bạn làm việc với team 2 người trở lên và cho phép khách hàng cũng như bạn nắm được tiến độ cũng như các mốc thời gian quan trọng.

Các công cụ mình sử dụng là: Asana, Trello, Wrike, MeisterTask, Monday và liên quan tới lên các kế hoạch nội dung thì có Airtable – vô cùng hữu ích.

Lập kế hoạch

Email là cách hiệu quả nhất, nhưng cũng có một số hoạt động lập kế hoạch khác nữa mà bạn có thể sử dụng như là: Calendly, Acuity Scheduling, Doodle.

Thiết kế văn phòng tại nhà

Để làm việc hiệu quả, điều quan trọng là bạn phải cảm thấy thoải mái trước đã. Hãy chọn một nơi phù hợp, yên tĩnh trong nhà mà không cảm thấy ngột ngạt hay chật chội, bừa bộn. Một vài thứ quan trọng:

  • Ghế chất lượng cao: giúp hỗ trợ lưng và giảm các chấn thương lưng cổ
  • Bàn: nên rộng chừng nào và có thể để những gì trên đó. Bàn điều chỉnh được độ cao hay bàn đứng cũng là một lựa chọn tuyệt vời vì nó tốt hơn cho sức khỏe của bạn.
  • Ánh sáng: tự nhiên là tốt nhất, nhưng vẫn nên có đèn trên đầu và một chiến đàn bàn nhỏ để đủ ánh sáng khi làm việc buổi tối.
  • Sắp xếp decor không gian làm việc rất quan trọng trong việc tạo cảm hứng và duy trì sự sáng tạo cho bạn. Bạn có thể đặt xung quanh vài quyển sách, tranh tường cảm hứng, ảnh gia đình, lịch, đồ chơi đặt trên bàn, một chiếc sofa để thư giãn…
  • Âm nhạc và âm thanh cũng rất quan trọng để tạo động lực và cảm hứng làm việc. Bạn có thể tải một số app như là: Spotify, White Noise, Coffitivity, Noisli

Các thói quen tự chăm sóc cá nhân

Trong số những công cụ mà mình giới thiệu cho bạn, thì BẠN chính là người quan trọng nhất. Hãy đảm bảo rằng bạn đang làm việc với sức khỏe, tinh thần tốt và có những thói quen tự chăm sóc bản thân lành mạnh:

  • Đặt đồng hồ để cứ 30 phút bạn đứng lên, duỗi chân, đi bộ hoặc mỗi ngày ít nhất hãy vận động 30 phút bên ngoài. Cân nhắc tham gia lớp học thể dục, yoga trực tuyến xem sao.
  • Sử dụng quy tắc 20-20-20 để bảo vệ mắt bạn, có nghĩa là Cứ 20 phút làm việc, nghỉ 20 giây và tập trung vào thứ gì đó cách xa ít nhất 20 feet (6m).
  • Cân nhắc sử dụng chế độ “night mode” hoặc “night light” trên máy tính và điện thoại để giúp giảm căng thẳng mắt và giúp bạn ngủ ngon hơn.
  • Ngủ đủ giấc và cho tâm trí có cơ hội nghỉ ngơi. Nếu thiếu ngủ ban đêm, hãy ngủ thêm vào ban ngày.
  • Giữ một cốc/chai nước trên bàn làm việc và nhớ uống nó. Ăn thường xuyên và ít ăn vặt để cân bằng năng lượng. Đừng quá mải mê làm việc tới độ quên ăn uống. Hãy chọn thực phẩm lành mạnh.

Ở nhà an toàn & khỏe mạnh nhé!

Photo by Agnieszka Boeske on Unsplash

This entry was posted in: Working Tips

by

Linh Phan hiện đang sống và làm việc tại Nauy cùng chồng và 2 con trai. Linh có gần 15 năm học và làm việc trong lĩnh vực Truyền thông Tiếp thị. Sau khi sinh con trai đầu lòng, Linh quyết định theo đuổi khóa học Tâm lý học trẻ em trong 2 năm và hoàn thành chứng chỉ Parent Coach cuối năm 2019. Bên cạnh hoạt động chuyên môn liên quan tới Tư vấn Phụ huynh, Linh vẫn tiếp tục viết lách và chia sẻ các kinh nghiệm liên quan tới tâm lý học trẻ em, làm cha mẹ, viết lách và truyền thông tiếp thị.

Leave a Reply