Working Tips
Leave a Comment

Tips và công cụ quản lý team

Nhiều bạn hỏi làm thế nào để mình có thể làm việc và quản lý team từ cách xa chục nghìn cây số, 3 châu lục với 3 múi giờ khác nhau (Canada, Nauy và VN). Thực ra khoảng cách không phải là vấn đề lắm trong thời đại kỹ thuật số. Múi giờ cũng vậy. 

3 năm làm việc kiểu work-from-home cho mình khá nhiều kinh nghiệm, tất nhiên là cả thách thức nữa làm sao để quản lý nhóm hiệu quả và hiệu quả mọi lúc mọi nơi. 

Có một số mẹo và công cụ mà mình nghĩ là có thể chia sẻ ra sẽ hữu ích với nhiều người:

1/ THIẾT LẬP THÓI QUEN TRONG KHI VẪN HOẠT ĐỘNG LINH HOẠT

Một trong những cơ hội của remote work là nâng cao hiệu quả làm việc. Trung bình nhân viên văn phòng tốn mất vài giờ đồng hồ trong ngày do bị gián đoạn, họp hành và phiền nhiễu hoặc phân tâm khác. 

Tất nhiên, remote team không có nghĩa là không có các gián đoạn hay họp hành, nhưng nó là cơ hội để giảm thiểu thời gian lãng phí và quản lý dạng vi mô. 

Công cụ phù hợp: Wizergos (www.wizergos.com)

Công cụ này cung cấp không gian làm việc kỹ thuật số nơi có thể gặp gỡ thường xuyên và có chủ đích. Bạn có thể gửi lời mời tham dự cuộc họp, chia sẻ chiến thuật, hợp tác nội dung… và toàn bộ quá trình họp đc ghi nhận bởi kỹ thuật số, bạn có thể hiểu rõ hơn những buổi họp nào có thể sẽ làm mất thời gian quý giá. Nó cũng cho phép nhân viên biết được họ không cần tham dự các cuộc họp mà họ không quan tâm. 

2/ ĐẶT RA CÁC TIÊU CHUẨN VỀ TRÁCH NHIỆM 

Hầu như mọi nguời quan niệm làm việc từ xa như là một dạng “làm thêm” hay “đặc ân” và tranh thủ lạm dụng nó. Có nhiều người không thể follow được công việc, vì chểnh mảng, vì thiếu trách nhiệm cũng có mà vì bản thân không tự quản lý được công việc và thời gian của mình cũng có. Để duy trì hiệu suất của team, set deadlines, benchmarks và đạt được các cột mốc thì cần đưa ra các tiêu chuẩn. 

Công cụ phù hợp: Jell (https://jell.com/)

Jell là nền tảng cho phép bạn thiết lập mục tiêu và tuỳ chỉnh chỉ tiêu phù hợp đầu việc. Jell cũng phù hợp để cập nhật tiến độ hàng ngày và nội dung. Nó cho phép bạn nhìn thấy nhân viên của mình đang tiến lên, dừng lại hay tụt hậu phía sau. Nó cũng cho bạn thấy mọi thứ diễn ra suôn sẻ như thế nào và có thời gian ngồi quan sát, thậm chí “thưởng thức” khả năng làm việc nhóm từ xa.

Chi phí: Từ 100,000đ/người/tháng

3/ THỐNG NHẤT TRONG QUẢN LÝ 

Là người quản lý (nhất là quản lý nhóm nội dung), bạn cần biết nhóm của mình đang làm gì. Nhưng còn bạn thì sao? Các thành viên trong nhóm có biết bạn đang làm gì mỗi ngày không?

Công cụ phù hợp: Trello (Trello.com) / Asana (Asana.com) / Meiter Task

Bạn có thể cập nhật trạng thái hàng ngày, ghi lại email hoặc tạo thông báo cho nhóm về lịch trình của bạn bao gồm các cuộc họp, phát triển kinh doanh, phân tích hay bất cứ điều gì. Sự minh bạch là cần thiết và giống như sự giao tiếp 2 chiều, nó giúp tinh thần nhóm cải thiện. A happy remote team that respects you as a leader is much easier to manage from afar.

Chi phí: Miễn phí 

4/ CHIA SẺ DỮ LIỆU TRÊN MỘT TÀI KHOẢN CHUNG

Nếu mọi người đang sử dụng máy tính riêng, hãy sử dụng một tài khoản chung để bảo mật và lưu trữ nội dung của bạn. 

Công cụ: Workfont (workfront.com)/Dropbox hoặc Google Drive 

Là 2 nơi hữu ích cho bảo mật và lưu trữ nội dung. Yêu cầu nhóm của mình tạo và sử dụng các folder để chia sẻ file ở một địa chỉ an toàn.

Muốn dùng miễn phí thì có Dropbox hoặc GG Drive

5/ TRÒ CHUYỆN

Khi bạn không ở văn phòng, bạn không có cơ hội trò chuyện nhanh với ai đó (kiểu tranh thủ). Đôi khi email không giải quyết được các vấn đề. 

Công cụ: Slack (slack.com)
Đây là một nền tảng hỗ trợ chatting, truyền thông có thể giúp bạn. Nền tảng cho phép bạn tạo các cuộc trò chuyện riêng tư hoặc công khai với nhóm (text hoặc video).

6/ DÀNH THỜI GIAN CHO FACE TIME

Sẽ rất dễ dàng mất liên lạc, missed deadline nếu bạn không có kết nối với các thành viên. Hãy đặt lịch để trò chuyện trực tiếp thông qua các công cụ như skype,facetime, hangout.

Nếu bạn cảm thấy nhóm đang bị xa cách hoặc cô lập, có thể tổ chức những giờ ăn trưa “ảo”, với khoảng 15′ tám chuyện ngoài công việc mỗi ngày để tăng tính thân thiện và gắn kết.

7/ CÙNG NHAU

Nếu nhóm rải rác khắp nơi trên thế giới (trường hợp của mình), bạn có thể sẽ không họp mặt được thường xuyên. Tuy nhiên, nếu bạn ở trong cùng 1 thành phố thậm chí khác thành phố, bạn nên gặp nhau hàng quý/tháng để spend time together. 

Quản lý nhóm từ xa là một xu hướng và cũng là một kỹ năng quan trọng trong thế giới kinh doanh ngày nay. 

Còn bạn, bạn đang làm gì để lãnh đạo team từ xa? Nếu bạn đang là một thành viên trong một remote team, bạn thấy điều gì là lợi thế và điều gì khó khăn? Cùng chia sẻ nhé 

This entry was posted in: Working Tips
Tagged with: ,

by

Linh Phan hiện đang sống và làm việc tại Nauy cùng chồng và 2 con trai. Linh có gần 15 năm học và làm việc trong lĩnh vực Truyền thông Tiếp thị. Sau khi sinh con trai đầu lòng, Linh quyết định theo đuổi khóa học Tâm lý học trẻ em trong 2 năm và hoàn thành chứng chỉ Parent Coach cuối năm 2019. Bên cạnh hoạt động chuyên môn liên quan tới Tư vấn Phụ huynh, Linh vẫn tiếp tục viết lách và chia sẻ các kinh nghiệm liên quan tới tâm lý học trẻ em, làm cha mẹ, viết lách và truyền thông tiếp thị.

Leave a Reply